VERBİS, veri sorumlularının kişisel veri işleme faaliyetlerini kaydettiği resmî sicildir. Bu yazıda 2025 yılında değişen istisna kriterleri, kayıt yükümlülüğü bulunan şirketler, kayıt adımları, irtibat kişisi, güncelleme yükümlülüğü ve kayıt yapılmamasının cezası ele alınmaktadır.
VERBİS kayıt zorunluluğu, yıllık çalışan sayısı 50 veya üzerinde ya da yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL veya üzerinde olan veri sorumlularını kapsar. Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek olan veri sorumlularında ise eşikler 10 çalışan ve 10 milyon TL'dir; bu eşiklerin altında kalanlar kayıttan muaftır.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, kısaca VERBİS, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesi uyarınca tutulan kamuya açık sicildir. VERBİS kayıt zorunluluğu eşikleri 2025 yılında Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararıyla yeniden düzenlendiği için daha önce muaf olan bazı şirketler kayıt yükümlüsü hâline gelmiştir.
Bu yazıda kayıt yükümlülüğünün kapsamı, istisna kriterleri, kayıt adımları, irtibat kişisi, güncelleme yükümlülüğü ve kayıt yapılmamasının idari para cezası ayrıntılı olarak ele alınacaktır.
1. VERBİS Nedir?
VERBİS, veri sorumlularının işledikleri kişisel veri kategorilerini, işleme amaçlarını, veri konusu kişi gruplarını, aktarım alıcılarını ve saklama sürelerini kaydettiği elektronik sicildir. Sicil, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulur ve kamuya açıktır.
Sicile kayıt, veri sorumlusunun kanuna uyum çalışmasının bir göstergesi olarak da kabul edilir. Ancak VERBİS'e kayıt olunması, aydınlatma ve veri güvenliği gibi diğer yükümlülüklerin yerine getirildiği anlamına gelmez.
2. Kimler VERBİS'e Kayıt Olmak Zorundadır?
Kural olarak bütün veri sorumluları VERBİS'e kayıt olmakla yükümlüdür; ancak Kurul, belirli ölçütlere göre bazı veri sorumlularını bu yükümlülükten muaf tutmuştur. Kurulun 4 Eylül 2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı kararıyla istisna kriterleri yeniden belirlenmiştir.
Veri sorumlusu türü | Çalışan sayısı eşiği | Mali bilanço eşiği |
|---|---|---|
Ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olmayanlar | 50 | 100 milyon TL |
Ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olanlar | 10 | 10 milyon TL |
Eşiklerin altında kalan veri sorumluları kayıttan muaftır; eşiklerden birinin aşılması ise kayıt yükümlülüğünü doğurur. Bilanço esasına göre defter tutan veri sorumlularında çalışan sayısı ve bilanço ölçütü birlikte, bilanço esasına göre defter tutmayanlarda ise yalnızca çalışan sayısı ölçütü uygulanır.
2.1. Ana Faaliyeti Özel Nitelikli Veri İşleme Olanlar
Özel nitelikli kişisel veri işlemeyi ana faaliyet konusu olarak yürüten veri sorumluları için daha düşük eşikler öngörülmüştür. Buna göre;
hastaneler, klinikler ve sağlık kuruluşları,
laboratuvarlar ve tıbbi görüntüleme merkezleri,
biyometrik veriyle kimlik doğrulama hizmeti sunan işletmeler,
gibi veri sorumluları, 10 çalışan veya 10 milyon TL bilanço eşiğini aştıklarında kayıt yükümlüsü olur. Özel nitelikli veri kavramı KVKK nedir yazısında açıklanmıştır.
3. Hesap Örneği: Şirket Kayıt Yükümlüsü mü?
Bilanço esasına göre defter tutan, 35 çalışanı ve 120 milyon TL yıllık mali bilanço toplamı bulunan bir üretim şirketi düşünülsün. Şirket çalışan sayısı bakımından 50 eşiğinin altında kalsa da bilanço toplamı 100 milyon TL eşiğini aştığından VERBİS'e kayıt olmakla yükümlüdür.
Aynı şirketin bilanço toplamı 80 milyon TL olsaydı, her iki ölçütün de altında kalacağı için kayıttan muaf olurdu. Bu nedenle bilanço toplamının her yıl kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki bilançoya göre kontrol edilmesi önem taşımaktadır.
4. VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
VERBİS kaydı, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun elektronik sistemi üzerinden yapılır. Kayıt sürecinde veri sorumlusu ve irtibat kişisi bilgileri ile veri işleme faaliyetleri sisteme girilir.
veri envanterinin hazırlanması,
irtibat kişisinin belirlenmesi,
veri sorumlusu bilgilerinin sisteme girilmesi,
işlenen veri kategorileri, amaçları ve kişi gruplarının bildirilmesi,
aktarım alıcıları ve yurt dışı aktarım bilgilerinin girilmesi,
saklama süreleri ve alınan güvenlik tedbirlerinin bildirilmesi.
VERBİS'e girilen bilgiler, veri envanterinin bir özeti niteliğindedir. Bu nedenle kayıttan önce şirketin gerçek veri işleme faaliyetlerini gösteren envanterin hazırlanması gerekir.
4.1. İrtibat Kişisi Kimdir?
İrtibat kişisi, Türkiye'de yerleşik veri sorumlularının Kurum ile iletişimi sağlamak için belirlediği gerçek kişidir. İrtibat kişisi veri sorumlusunu temsil etmez; yalnızca Kurum ile yazışmaların ve ilgili kişi başvurularının iletilmesinde iletişim noktası olarak görev yapar.
Yurt dışında yerleşik veri sorumluları ise Türkiye'de bir veri sorumlusu temsilcisi atamak zorundadır. Temsilcinin yetkileri, irtibat kişisine göre daha geniştir.
5. VERBİS Bilgileri Ne Zaman Güncellenir?
VERBİS'e kaydedilen bilgilerde değişiklik olması hâlinde, değişikliğin sicile gecikmeden bildirilmesi gerekir. Yeni bir işleme amacı, yeni bir veri kategorisi veya yeni bir yurt dışı aktarım alıcısı eklendiğinde kayıt güncellenmelidir.
Güncelleme yapılmaması, sicil bilgilerinin gerçeği yansıtmaması sonucunu doğurur. Bu durum da kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık kapsamında değerlendirilebilir.
6. VERBİS'e Kayıt Olmamanın Cezası Nedir?
VERBİS'e kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık, 2026 yılında 341.809 TL ile 17.092.242 TL arasında idari para cezası gerektirir. Ceza, kayıt yükümlüsü olduğu hâlde kayıt olmayan veya sicil bilgilerini güncellemeyen veri sorumlularına uygulanır.
Ceza tutarlarının tamamı KVKK cezaları yazısında tablo hâlinde verilmiştir. Bu nedenle eşiği yeni aşan şirketlerin kayıt işlemini gecikmeden tamamlaması önem taşımaktadır.
7. VERBİS Kaydından Muaf Olmak Diğer Yükümlülükleri Kaldırır mı?
Hayır, VERBİS kaydından muaf olan veri sorumluları da kanundaki diğer bütün yükümlülüklere tabidir. Aydınlatma, veri güvenliği, ilgili kişi başvurularına cevap verme ve silme yükümlülükleri muafiyetten etkilenmez.
Uygulamada VERBİS'ten muaf olan küçük işletmelerin kanunun tamamından muaf olduğu yanılgısı sık görülür. Bu nedenle muafiyetin yalnızca sicile kayıt yükümlülüğüyle sınırlı olduğunun bilinmesi önem taşımaktadır.
8. Sıkça Sorulan Sorular
Şahıs şirketi VERBİS'e kayıt olmak zorunda mı?
Şahıs şirketi de veri sorumlusu olduğundan, istisna eşiklerini aşması hâlinde VERBİS'e kayıt olmak zorundadır. Bilanço esasına göre defter tutmayan şahıs işletmelerinde yalnızca çalışan sayısı ölçütü uygulanır. Bu durumda yıllık çalışan sayısı 50'nin altında olan şahıs işletmesi kural olarak kayıttan muaf tutulur.
VERBİS kaydı ücretli mi?
Hayır, VERBİS'e kayıt için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na herhangi bir harç veya ücret ödenmez. Kayıt, Kurumun elektronik sistemi üzerinden veri sorumlusu tarafından yapılır. Ancak kayıttan önce hazırlanması gereken veri envanteri ve uyum belgeleri için şirket içi kaynak veya dışarıdan danışmanlık hizmeti gerekebilir.
VERBİS kaydı e-Devlet üzerinden yapılabilir mi?
VERBİS'e giriş, Türkiye'de yerleşik veri sorumluları için e-Devlet doğrulamasıyla yapılır. Tüzel kişilerde sisteme genellikle şirket yetkilisi veya irtibat kişisi kendi e-Devlet bilgileriyle giriş yapar. Yurt dışında yerleşik veri sorumluları için ise kayıt, Türkiye'deki veri sorumlusu temsilcisi aracılığıyla ayrı bir usulle yürütülür.
VERBİS'teki bilgiler herkes tarafından görülebilir mi?
Evet, VERBİS kamuya açık bir sicildir ve veri sorumlularının işleme amaçları, veri kategorileri ve aktarım alıcıları gibi bilgiler sorgulanabilir. Ancak alınan güvenlik tedbirlerinin ayrıntıları kamuya açık değildir. Bu nedenle sicile girilen bilgilerin şirketin gerçek faaliyetleriyle uyumlu olması, itibar bakımından da önem taşır.
Eşiği aşan şirket ne kadar sürede VERBİS'e kayıt olmalıdır?
Eşiği aşan şirket, kayıt yükümlülüğünün doğduğu tarihten itibaren Kurulun belirlediği süre içinde VERBİS'e kayıt olmalıdır. Yükümlülük, eşiklerin aşıldığının kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki bilançoyla ortaya çıktığı dönemle bağlantılı olarak değerlendirilir. Sürenin kaçırılması, kayıt yükümlülüğüne aykırılık nedeniyle idari para cezasına yol açabilir.
9. Sonuç
VERBİS kayıt yükümlülüğü 6698 sayılı Kanun'un 16. maddesine dayanır; Kurulun 2025/1572 sayılı kararıyla 50 çalışan ve 100 milyon TL, ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olanlarda 10 çalışan ve 10 milyon TL eşikleri belirlenmiştir. Kayıt yükümlülüğüne aykırılık 2026 yılında 341.809 TL'den başlayan idari para cezası gerektirir.
Eşiklerin her yıl bilanço ve çalışan sayısına göre kontrol edilmemesi, şirketin farkında olmadan kayıt yükümlüsü hâline gelmesine yol açabilir. Bu nedenle VERBİS durumunun yıllık olarak gözden geçirilmesi önem taşımaktadır.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut olayınıza ilişkin hukuki danışmanlık yerine geçmez.
Yorumlar
Yorum Bırak