Ticari Defterler Delil Olarak Nasıl Kullanılır? HMK 222 Şartları

Ticari defterler delil olarak, Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 222. maddesi uyarınca tacirler arasındaki ticari işlerden doğan uyuşmazlıklarda kullanılabilir. Defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için kanuna uygun tutulmuş olması, açılış ve kapanış onaylarının yapılmış olması ve kayıtların birbirini doğrulaması gerekir; bu şartlar yalnızca tacirler arasındaki uyuşmazlıklarda aranır.

Fatura, cari hesap ve teslim uyuşmazlıklarında tarafların elindeki en kapsamlı belge çoğu zaman ticari defterlerdir. Ticari defterler delil olarak kullanılırken, defterin usulüne uygun tutulup tutulmadığı uyuşmazlığın sonucunu doğrudan belirleyebilir.

Bu yazıda defterlerin delil olma şartları, açılış ve kapanış onayları, e-defter uygulaması, saklama süresi, ibraz yükümlülüğü ve ispat gücü ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

1. Ticari Defterler Hangi Şartlarla Delil Olur?

Defter kayıtlarının sahibi lehine delil olabilmesi için kanunda sayılan şartların birlikte bulunması gerekir. Bu şartlardan biri eksik olduğunda defter, ancak sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir.

Defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için;

• uyuşmazlığın ticari bir işten doğması,

• her iki tarafın da tacir olması,

• defterlerin kanuna uygun olarak tutulmuş olması,

• açılış ve kapanış onaylarının yapılmış olması,

• kayıtların birbirini doğrulaması,

gibi şartların bulunması gerekir. Bu şartlar sağlandığında defter kayıtları, karşı tarafın defterlerinde aksine bir kayıt bulunmadıkça sahibi lehine delil oluşturur.

2. Açılış ve Kapanış Onayı Neden Önemlidir?

Açılış ve kapanış onayları, defterin belirli bir dönem için tutulduğunu ve kayıtların sonradan değiştirilmediğini gösterir. Onayları eksik olan defter, sahibi lehine delil olma niteliğini kaybeder.

Fiziki defterlerde onaylar noter tarafından yapılır. Elektronik defterlerde ise açılış ve kapanış işlemlerinin yerine, defterlerin berat yükleme işlemleriyle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine bildirilmesi esas alınır.

Pay defterinin tutulması ve onayı pay defteri nasıl tutulur yazısında açıklanmıştır. Bu nedenle onay işlemlerinin süresinde yapılması, ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda ispat gücünü korumak bakımından önem taşımaktadır.

3. Ticari Defterler Ne Kadar Süre Saklanır?

Tacir, ticari defterlerini ve envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançoları, finansal tabloları, yönetim raporlarını ve gelen ticari mektuplarla gönderilenlerin örneklerini 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, defterin son kaydının yapıldığı takvim yılının sonundan itibaren başlar.

Defterlerin süresinden önce imha edilmesi, sonradan doğan bir uyuşmazlıkta ispat imkânının kaybedilmesi sonucunu doğurur. Şirket tasfiye edilse bile defterlerin saklanması gerekir; bu konu şirket tasfiyesi yazısında ele alınmıştır.

4. Mahkeme Defterlerin İbrazını İsteyebilir mi?

Evet, mahkeme ticari defterlerin ibrazını taraflardan birinin talebi üzerine veya kendiliğinden isteyebilir. İbraz edilen defterler, uyuşmazlık konusu kayıtlar bakımından bilirkişi tarafından incelenir.

Defterlerini ibraz etmeyen taraf, karşı tarafın iddia ettiği hususları kabul etmiş sayılabilir. Bu nedenle defterlerin her an ibraz edilebilecek düzende tutulması önem taşımaktadır.

4.1. Defterler Arasında Çelişki Varsa Ne Olur?

Tarafların defterlerindeki kayıtlar birbirini doğrulamıyorsa, defterler kural olarak birbirinin delil gücünü ortadan kaldırır. Bu durumda mahkeme, uyuşmazlığı fatura, irsaliye, banka kaydı ve yazışmalar gibi diğer delillerle değerlendirir.

Örneğin bir tarafın defterinde 250.000 TL alacak kayıtlıyken diğer tarafın defterinde bu kayıt bulunmuyorsa, alacağın varlığı teslim ve ödeme belgeleriyle ayrıca ispat edilmelidir. Faturaya süresinde itiraz edilip edilmediği de bu değerlendirmede dikkate alınır; bu konu faturaya itiraz süresi yazısında açıklanmıştır.

5. Tacir Olmayan Kişiye Karşı Ticari Defter Delil Olur mu?

Defterler, tacir olmayan kişiye karşı sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Bu kural, defter tutma yükümlülüğü bulunmayan kişinin karşı kayıtlarla kendisini savunma imkânının olmamasından kaynaklanır.

Ancak defterler, her durumda sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir. Tüketici veya tacir olmayan karşı taraf, tacirin defterlerindeki kayıtları kendi lehine ileri sürebilir.

6. E-Defter Delil Olarak Kullanılabilir mi?

Evet, elektronik defterler de fiziki defterlerle aynı şartlarla delil olarak kullanılabilir. E-defterlerin beratlarının süresinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenmiş olması, defterin usulüne uygun tutulduğunu gösterir.

E-defter kayıtları bilirkişi incelemesinde elektronik ortamda incelenir. Beratların süresinde yüklenmemesi, defterin usulüne uygun tutulmadığı iddiasına yol açabilir.

7. Defter Kayıtlarında Sık Yapılan Hatalar

Ticari davalarda defterlerin delil gücünü zayıflatan hataların çoğu, kayıtların gecikmeli veya eksik yapılmasından kaynaklanır. Bu hatalar, defterin usulüne uygun tutulmadığı sonucunu doğurabilir.

Sık görülen hatalar arasında kapanış onayının süresinde yaptırılmaması, faturaların geç kaydedilmesi ve cari hesap kayıtlarının karşı tarafla mutabakat yapılmadan tutulması sayılabilir. Bu nedenle dönemsel mutabakat yapılması ve kayıtların belgelerle eşleştirilmesi önem taşımaktadır.

8. Defter Kayıtları Uyuşmazlıkta Nasıl Hazırlanmalıdır?

Ticari bir uyuşmazlık başladığında, defter kayıtlarının dava açılmadan önce gözden geçirilmesi ispat stratejisinin temelini oluşturur. Kayıtlardaki eksiklikler bu aşamada tespit edilirse diğer delillerle desteklenebilir.

Uyuşmazlık konusu cari hesabın dökümü, ilgili faturalar, irsaliyeler ve banka kayıtları birlikte hazırlanmalıdır. Bu belgeler, bilirkişi incelemesinde defter kayıtlarının doğruluğunu teyit eden destekleyici deliller olarak kullanılır.

9. Sıkça Sorulan Sorular

Ticari defterler tek başına delil olur mu?

Ticari defterler, kanundaki şartlar sağlandığında tacirler arasındaki uyuşmazlıklarda sahibi lehine tek başına delil olabilir. Ancak karşı tarafın defterlerinde aksine bir kayıt bulunması hâlinde defterler birbirinin delil gücünü ortadan kaldırır. Bu durumda uyuşmazlık fatura, irsaliye ve banka kayıtları gibi diğer delillerle çözülür.

Kapanış onayı yapılmamış defter delil olur mu?

Kapanış onayı yapılmamış defter, sahibi lehine delil olma niteliğini kaybeder; ancak sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir. Bu nedenle onay işlemlerinin kanunda öngörülen sürelerde yapılması gerekir. Onay eksikliği, uyuşmazlıkta karşı tarafın defterlerinin ve diğer delillerin daha belirleyici hâle gelmesine yol açar.

Ticari defterler kaç yıl saklanmalıdır?

Ticari defterler ve bunlara ilişkin belgeler, son kaydın yapıldığı takvim yılının sonundan itibaren on yıl süreyle saklanmalıdır. Vergi mevzuatında da belgelerin saklanmasına ilişkin ayrıca süreler öngörülmüştür. Uygulamada en uzun sürenin esas alınması, hem ticari hem de vergisel uyuşmazlıklarda ispat imkânını korur.

Ticari defterlerin incelenmesi nasıl yapılır?

Ticari defterler, mahkemenin görevlendirdiği ve bu alanda yetkin mali müşavir veya hesap bilirkişisi tarafından incelenir. İnceleme, defterlerin tacirin işyerinde veya mahkemede ibraz edilmesiyle yapılabilir. Bilirkişi, defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığını, onayların süresinde yapılıp yapılmadığını ve uyuşmazlık konusu kayıtların birbirini doğrulayıp doğrulamadığını raporunda açıklar.

Ticari defter ile cari hesap mutabakatı arasındaki fark nedir?

Ticari defter, tacirin kendi tuttuğu kayıtlardır; cari hesap mutabakatı ise tarafların karşılıklı kayıtlarını karşılaştırarak bakiyeyi teyit ettiği belgedir. Mutabakat, iki tarafın kabulünü içerdiği için uyuşmazlıkta güçlü bir delildir. Bu nedenle düzenli mutabakat yapılması, defterlerin delil gücünü destekler ve uyuşmazlığın erken aşamada çözülmesine katkı sağlar.

10. Sonuç

Ticari defterlerin delil olması Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 222. maddesinde düzenlenmiştir; tacirler arasındaki ticari işlerde, kanuna uygun tutulmuş ve açılış ile kapanış onayları yapılmış defterler sahibi lehine delil olabilir. Defterler Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi uyarınca 10 yıl saklanır.

Onayların süresinde yapılmaması veya kayıtların gecikmeli tutulması, uyuşmazlıkta defterin sahibi lehine delil olma niteliğini kaybetmesine yol açabilir. Bu nedenle defter tutma ve onay yükümlülüklerinin düzenli olarak takip edilmesi önem taşımaktadır.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut olayınıza ilişkin hukuki danışmanlık yerine geçmez.