İmza Sirküleri Nedir, Nasıl Alınır? İmza Beyannamesinden Farkı

İmza sirküleri, bir şirketi temsile yetkili kişilerin imza örneklerini, yetki türünü ve yetki süresini gösteren, noterde düzenlenen ve şirket adına yapılan işlemlerde yetkinin ispatında kullanılan resmî belgedir. Bankalar, kamu kurumları ve sözleşme tarafları, şirket adına imza atan kişinin gerçekten yetkili olup olmadığını bu belgeyle kontrol eder.

Şirket adına yapılan bir işlemin şirketi bağlaması, imzayı atan kişinin temsil yetkisine bağlıdır. İmza sirküleri bu yetkiyi üçüncü kişilere gösteren en yaygın belge olduğu için, yetki değişikliklerinde güncellenmemesi işlemlerin reddedilmesine ya da geçerliliğinin tartışılmasına yol açabilir.

Bu yazıda imza sirkülerinin tanımı, imza beyannamesinden farkı, nasıl alındığı, geçerlilik süresi ve uygulamada sık yapılan hatalar ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

1. İmza Sirküleri Nedir ve Ne İşe Yarar?

Belge, şirket yetkilisinin noter huzurunda attığı imzayı ve bu kişinin şirketi hangi yetkiyle temsil ettiğini gösteren onaylı belgedir. Belgede yetkilinin kimlik bilgileri, şirketin unvanı, temsil şekli ve yetki süresi yer alır.

Uygulamada bu belge banka hesabı açılışında, kredi ve teminat işlemlerinde, ihalelerde, vekâletname düzenlenmesinde ve önemli sözleşmelerin imzalanmasında istenir. Karşı taraf, sirkülerdeki yetkiyi ticaret sicilindeki kayıtlarla karşılaştırarak işlemin şirketi bağlayıp bağlamayacağını değerlendirir.

Şirketin kuruluş aşamasında da temsilcilerin imza örneği alınır. Kuruluş süreci şirket nasıl kurulur yazısında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

2. İmza Sirküleri ile İmza Beyannamesi Arasındaki Fark Nedir?

Noter belgesi olan sirküler, özellikle şirketlerde temsil yetkisini gösterir; imza beyannamesi ise ticaret sicili müdürlüğünde huzurda verilen ve ticaret unvanıyla birlikte atılan imzayı sicile kaydeden beyandır. Uygulamada iki belge çoğu zaman aynı amaçla istenir, ancak düzenlendikleri yer ve kapsamları farklıdır.

Türk Ticaret Kanunu'nun 40. maddesi, tacirin ticaret unvanını kullanacağı şekilde imzasını onaylanmak üzere ticaret sicili müdürlüğüne vermesini öngörür. Şirketlerde bu yükümlülük, temsile yetkili kişilerin imza beyannamesi vermesiyle yerine getirilir.

İki belgenin farkları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

Bankalar çoğunlukla noter sirkülerini, ticaret sicili işlemleri ise imza beyannamesini esas alır. Bu nedenle bir kurum belge isterken hangisini kastettiğinin önceden sorulması, gereksiz masrafı ve işlemin gecikmesini önler.

3. İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

Bu belge, şirket yetkilisinin gerekli belgelerle notere şahsen başvurması ve noter huzurunda imza atmasıyla alınır. Noter, temsil yetkisini ticaret sicili kayıtlarından ve yetki kararından kontrol ederek belgeyi düzenler.

Buna göre süreç şu sırayla işler;

1. yetkilinin görevlendirildiği yönetim kurulu veya genel kurul kararının ticaret siciline tescil edilmesi,

2. tescil ve ilanı gösteren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile ticaret sicili kayıtlarının temin edilmesi,

3. yetkilinin kimlik belgesiyle notere şahsen başvurması,

4. noter huzurunda imza örneğinin verilmesi ve sirkülerin düzenlenmesi,

gibi adımlarla belge hazır hâle gelir. Tescil edilmemiş bir yetki için sirküler düzenlenmesi mümkün değildir.

Ticaret Sicili Gazetesi ilanının nasıl sorgulandığı ticaret sicil gazetesi ilanı yazısında açıklanmıştır. Dolayısıyla yeni atanan yetkilinin önce tescil işlemini tamamlatması önem taşımaktadır.

4. İmza Sirkülerinde Temsil Yetkisi Nasıl Gösterilir?

Sirkülerde temsil yetkisi, yetkilinin şirketi tek başına mı yoksa başka bir yetkiliyle birlikte mi temsil edeceği belirtilerek gösterilir. Bu ayrım, şirket adına atılan imzanın tek başına yeterli olup olmadığını belirler.

Uygulamada sık görülen temsil şekilleri şunlardır;

• münferit imza: yetkilinin şirketi tek imzasıyla temsil etmesi,

• müşterek imza: iki veya daha fazla yetkilinin birlikte imza atması,

• sınırlı yetki: belirli bir tutara veya işlem türüne kadar tek imza, üzerinde müşterek imza,

• şube temsilcisi: yetkinin yalnızca bir şubenin işleriyle sınırlı tutulması,

gibi düzenlemeler sirkülerde açıkça yer alır. Yetki sınırlamaları ticaret siciline tescil edilmedikçe iyi niyetli üçüncü kişilere karşı ileri sürülemeyebilir.

Anonim şirkette temsil yetkisinin yönetim kurulu dışındaki kişilere devri için iç yönerge gerekir. Limited şirkette ise en az bir ortağın müdür sıfatıyla temsil yetkisine sahip olması şarttır; bu kural limited şirket nasıl kurulur yazısında açıklanmıştır.

5. İmza Sirkülerinin Geçerlilik Süresi Var mı?

Sirkülerin kanunda belirlenmiş bir geçerlilik süresi yoktur; belge, içindeki yetki devam ettiği sürece geçerlidir. Ancak yetkinin süresi dolduğunda veya yetkili değiştiğinde eski sirküler artık güncel durumu yansıtmaz.

Anonim şirkette yönetim kurulu üyeleri en çok üç yıl için seçilir; bu nedenle sirkülerde yazan yetki süresi de bu süreyle sınırlıdır. Bankalar ve kamu kurumları uygulamada yakın tarihli sirküler isteyebilir, ancak bu bir kanun şartı değil kurumların iç uygulamasıdır.

Yetki süresi dolmuş bir yetkilinin imzasıyla yapılan işlemler, temsil yetkisinin varlığı yönünden tartışma doğurur. Bu nedenle yönetim organının görev süresinin bitiminden önce yeniden seçim yapılması ve yeni sirkülerin düzenlenmesi önem taşımaktadır.

6. İmza Sirküleri Kullanılırken Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

En sık yapılan hata, görev süresi sona ermiş veya görevden ayrılmış bir yetkilinin sirkülerinin kullanılmaya devam edilmesidir. Karşı taraf sicil kayıtlarını kontrol etmediğinde işlem yapılabilir, ancak sonradan yetki tartışması doğar.

Uygulamada karşılaşılan diğer hatalar şunlardır;

• müşterek imza yetkisi bulunan işlemlerde tek yetkilinin imzasıyla sözleşme yapılması,

• tutar veya konu bakımından sınırlı yetkinin sınır aşılarak kullanılması,

• şube temsilcisinin merkezin işlerine ilişkin belge imzalaması,

• yetkilinin unvan veya kimlik bilgilerindeki değişikliğin sirkülere yansıtılmaması,

gibi durumlar işlemin şirketi bağlayıp bağlamadığı konusunda uyuşmazlık doğurur. Bu nedenle önemli sözleşmelerden önce karşı tarafın sirkülerinin güncel sicil kaydıyla karşılaştırılması önem taşımaktadır.

Şirket içinde de hangi yetkilinin hangi işlemleri imzalayabileceğinin yazılı bir listeye bağlanması önerilir. Böylece banka, kamu kurumu ve tedarikçi işlemlerinde yetki sınırlarının aşılması önlenmiş olur.

7. Sıkça Sorulan Sorular

İmza sirküleri ücreti ne kadar?

Sirküler ücreti, noterlik ücret tarifesine göre belirlenir ve her yıl yeniden güncellenir. Ücret, düzenlenen belge sayısına, sayfa adedine ve istenen onaylı suret sayısına göre değişebilir. Ticaret sicili müdürlüğünde verilen huzurda imza beyannamesi ise İstanbul Ticaret Odası'nın 2026 tarifesinde 1.720 TL olarak belirlenmiştir.

İmza sirküleri için hangi belgeler gerekir?

Bu belge için yetkilinin kimlik belgesi, yetkiyi gösteren karar ve bu kararın tescil edildiğini gösteren Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile ticaret sicili kayıtları gerekir. Noterler, şirketin güncel sicil durumunu ayrıca elektronik ortamda kontrol edebilir. Yabancı uyruklu yetkililerde pasaportun noter onaylı çevirisi de istenir.

Şirket müdürü değişince imza sirküleri yenilenir mi?

Evet, yeni müdür veya yönetim kurulu üyesi atandığında yeni yetkili için ayrı bir sirküler düzenlenmesi gerekir. Görevden ayrılan kişinin sirküleri, yetkisi sona erdiği için artık kullanılamaz. Değişikliğin önce ticaret siciline tescil ve ilan edilmesi, ardından yeni yetkilinin kimlik belgesiyle notere başvurması gerekir.

İmza sirküleri e-Devlet üzerinden alınabilir mi?

Hayır, sirküler noter huzurunda imza atılmasını gerektirdiği için e-Devlet üzerinden alınamaz. e-Devlet ve ticaret sicili sistemleri üzerinden şirketin sicil kayıtları ve gazete ilanları sorgulanabilir. Ancak yetkilinin imza örneğini ve temsil yetkisini gösteren onaylı belge için yetkilinin notere şahsen başvurması gerekir.

Vekil, şirket adına imza sirküleri alabilir mi?

Hayır, sirküler yetkilinin kendi imzasının örneğini içerdiği için başkası tarafından vekâleten alınamaz. Yetkilinin kimlik belgesiyle notere şahsen başvurması ve imzasını noter huzurunda atması gerekir. Ancak düzenlenmiş bir sirkülerin onaylı suretleri, belgenin aslından çıkarılarak bankalara, kamu kurumlarına ve sözleşme taraflarına verilebilir.

Şahıs şirketi için imza sirküleri gerekir mi?

Şahıs işletmesi sahibi, ticaret siciline kayıt sırasında imza beyannamesi verir ve çoğu işlemde bu belge yeterlidir. Bankalar veya bazı kurumlar ayrıca noter tarafından düzenlenmiş onaylı sirküler isteyebilir. Şahıs işletmesinde temsil yetkisi işletme sahibine ait olduğundan, sirkülerde ayrıca bir yetki kararına dayanılmaz.

8. Sonuç

İmza sirküleri, şirket temsilcilerinin imza örneğini ve yetki kapsamını gösteren noter belgesidir; imza beyannamesi ise Türk Ticaret Kanunu'nun 40. maddesi kapsamında ticaret sicili müdürlüğüne verilir. Temsil yetkisinin dayanağı anonim şirketlerde 370 ve 371. maddeler, limited şirketlerde 623 ve 629. maddelerdir.

Yetki değişikliklerinin tescil edilmemesi veya eski sirkülerin kullanılmaya devam edilmesi, şirket adına yapılan işlemlerin geçerliliğini tartışmalı hâle getirebilir. Bu nedenle yönetim organındaki her değişiklikten sonra tescil ve sirküler işlemlerinin birlikte yenilenmesi önem taşımaktadır.

Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut olayınıza ilişkin hukuki danışmanlık yerine geçmez.